1. Formål

Med utgangspunkt i Stortingets og regjeringens politiske føringer, Norads regelverk for støtte til opplysningsarbeid og årsmøtevedtatt strategi skal RORG-samarbeidet være et informasjonsfaglig forum og arbeide for mer og bedre demokratisk deltakelse, kunnskap og kritisk debatt (folkeopplysning) om sentrale og aktuelle utviklingspolitiske tema og samstemt politikk for bærekraftig utvikling.

2. Deltakelse i RORG-samarbeidet

2.1 Deltakelse i RORG-samarbeidet er åpent for alle organisasjoner som har inngått eller ved neste utlysning ønsker å inngå flerårige avtaler med Norad om støtte til opplysningsarbeid, herunder opplysningsarbeid som del av tilskudd til demokratifremme gjennom politiske organisasjoner.

2.2 Nye medlemmer må støtte RORG-samarbeidets formål og søke skriftlig om medlemskap. Nye medlemmer skal godkjennes av årsmøtet.

3. Årsmøtet og høstfellesmøtet 

3.1 Årsmøtet er RORG-samarbeidets øverste organ.

3.2 Styret innkaller til årsmøte innen Norads frist for årsrapportering. Styret innkaller også til høstfellesmøte innen Norads frist for virksomhetsplan og budsjett for kommende år. Styret forbereder saker til behandling på års- og høstfellesmøter. Styret kan innkalle til ekstraordinært årsmøte ved behov. Styret skal innkalle til ekstraordinært årsmøte dersom minst en tredel av medlemsorganisasjonene krever det.

3.3 Årsmøtet i RORG-samarbeidet skal:

• vedta forretningsorden for årsmøtet
• vedta strategi for RORG-samarbeidet
• vedta revidert virksomhetsplan for inneværende år
• vedta revidert, retningsgivende budsjett for inneværende år
• godkjenne årlig rapport og regnskap
• velge medlemmer til styret og valgkomitéen
• behandle innkomne saker, herunder forslag til endring av vedtekter

Høstfellesmøtet skal:

• vedta virksomhetsplan og retningsgivende budsjett for kommende år
• behandle innkomne saker

Ekstraordinære årsmøter skal:

• bare behandle saker som er sendt ut på forhånd

Andre saker kan fremmes av styret eller medlemsorganisasjonene (se pkt. 3.4).

3.4 Orientering om tid og sted for årsmøtet og høstfellesmøtet skal sendes medlemsorganisasjonene og støttemedlemmene minst 6 uker i forveien. Medlemsorganisasjoner som ønsker saker til behandling må sende disse til styret minst 4 uker i forveien. Dagsorden og sakspapirer skal sendes medlemsorganisasjonene og støttemedlemmene minst 2 uker i forveien.

3.5 Årsmøtet og høstfellesmøtet er beslutningsdyktige når de er innkalt i tråd med vedtektenes bestemmelser.

3.6 Hver deltakende medlemsorganisasjon har én stemme ved frammøte på årsmøtet og høstfellesmøtet. Med unntak av vedtektsendringer (se para 7) fattes vedtak med simpelt flertall.

3.7 Årsmøtet og høstfellesmøtet kan behandle og vedta uttalelser knyttet til informasjonsfaglige og forvaltningsmessige spørsmål, samt politiske prosesser som er relevante for organisasjonenes arbeid med Nord/Sør-informasjon. Vedtatte uttalelser er ikke bindende for de organisasjonene som ikke er tilstede eller som reserverer seg. De organisasjoner som står bak vedtatte uttalelser skal navngis.

4. Styret for RORG-samarbeidet

4.1 Styret for RORG-samarbeidet velges av årsmøtet og skal bestå av 5 personer, inkludert leder, fra medlemsorganisasjonene.

4.2 Styrets medlemmer velges normalt for en periode på 2 år, slik at minst 2 av styrets medlemmer er på valg hvert år. Styrets leder velges av årsmøtet, normalt for en periode på to år. Styret konstituerer seg selv og kan, dersom de ønsker det, velge en nestleder som sammen med styreleder utgjør styrets arbeidsutvalg (AU).

4.3 Styreleder har ansvar for innkalling til styremøter og styret er vedtaksdyktig når alle medlemmene er innkalt og minst 3 medlemmer deltar. Ved stemmelikhet har styrets leder dobbeltstemme.

4.4 Dersom styremedlemmer går ut av styret, grunnet permisjon, ny jobb eller annet, kan styret supplere seg selv. Ved enkeltmedlemmers gjentakende fravær på styremøter skal dessuten styret vurdere om styremedlemmet bør erstattes ved supplering. Medlemsorganisasjonene skal orienteres ved supplering og eventuelle innvendinger må sendes styret innen 2 uker etter at orientering er sendt ut.

4.5 Styret står ansvarlig overfor årsmøtet og er daglig leders nærmeste overordnede

Dette medfører blant annet ansvar for å:

• foreta ansettelse og lønnsplassering av daglig leder og å
• fastsette stillingsbeskrivelse for daglig leder.

Styret har videre ansvar for å påse at daglig leder følger opp årsmøtevedtatt strategi og årlige virksomhetsplaner og budsjetter, samt avtaler inngått med Norad, og skal, i samarbeid med daglig leder:

• forberede og innkalle til årsmøtet og høstfellesmøtet,
• påse at valgkomiteen starter sitt arbeid i rimelig tid før årsmøtet og orientere medlemsorganisasjonene om mulighetene for å fremme forslag og framlegge aktuelle saker for årsmøtet og høstfellesmøtet i tråd med vedtektenes bestemmelser.”

5. Valgkomité

5.1 Valgkomiteen skal bestå av 3 personer, inkludert leder, som velges av årsmøtet. Valgkomiteen er uavhengig og styremedlemmer kan ikke samtidig være medlemmer av valgkomiteen.

5.2 Dersom medlemmer av valgkomiteen må trekke seg som følge av permisjon, ny jobb eller annet kan styret supplere komiteen. Medlemsorganisasjonene skal orienteres ved supplering og eventuelle innvendinger må sendes styret innen 2 uker etter at orientering er gitt.

5.3 Valgkomiteen skal legge fram forslag for årsmøtet til leder og medlemmer av RORG-samarbeidets styre og valgkomité. Forslag skal sendes organisasjonene minst 2 uker før årsmøtet.

6. Finansiering

6.1 RORG-samarbeidets sekretariat og virksomhet skal finansieres gjennom årsmøtegodkjent søknad til Norad om økonomisk støtte.

6.2 Styret og årsmøtet vurderer behovet og mulighetene for ytterligere inntekter. Behovet skal vurderes ved behandling av RORG-samarbeidets budsjett.

7. Vedtekter

7.1 Forslag til endringer av vedtektene behandles av årsmøtet. Vedtak om endringer skal fattes med minst 2/3 flertall.

7.2 Forslag til endringer av vedtektene skal sendes organisasjonene minst 2 uker før årsmøtet. Forslag til endringer av vedtektene fra organisasjonene skal sendes styret minst 4 uker før årsmøtet.

7.3 Endringer i vedtektene trer i kraft umiddelbart etter at de er vedtatt av årsmøtet, såframt ikke årsmøtet bestemmer noe annet.

8. Utmelding og eksklusjon

8.1 Utmelding av RORG-samarbeidet skal skje skriftlig. I de tilfeller der medlemsorganisasjoner får endelig avslag fra Norad på søknad skal disse kontaktes av sekretariatet. Dersom de ønsker å søke om støtte ved neste mulige anledning og ønsker å fortsette sitt medlemskap blir medlemskapet videreført. I motsatt fall opphører medlemskapet.

8.2 Årsmøtet kan ekskludere en medlemsorganisasjon fra videre deltakelse i RORG-samarbeidet dersom organisasjonen, etter advarsel fra styret, handler på tvers av RORG- samarbeidets formål.